Fontana S.r.l. è un’azienda storica di forniture industriali nata alla fine degli anni ’70, cresciuta attorno a un valore centrale: garantire rapidità e qualità negli interventi tecnici su nastri trasportatori e cinghie di trasmissione. Operando principalmente nel Nord Italia, e all’occorrenza su tutto il territorio nazionale, l’azienda si distingue per la capacità di rispondere alle urgenze dei clienti, spesso in situazioni di fermo impianto.
Con l’ingresso della seconda generazione, Alberto Fontana, CEO dell’azienda, col supporto di Fabio Pregnolato, responsabile IT, ha avviato un percorso di trasformazione digitale per sostenere la crescita e migliorare l’operatività interna, con l’obiettivo di mantenere alta la qualità del servizio e ridurre i tempi di gestione.
L’analisi iniziale ha evidenziato una forte dipendenza dalla carta: moduli stampati, raccoglitori pieni, documenti storici difficili da recuperare e una comunicazione interna frammentata. Tutto questo rallentava il lavoro quotidiano, soprattutto in un contesto dove il tempo è un elemento critico, essendo l’azienda impegnata a intervenire rapidamente in caso di guasti e urgenze dei clienti.
La prima scelta è stata quella di implementare un DMS documentale per riordinare completamente l’archivio e digitalizzare la gestione dei documenti, anche quelli più datati. Poi si è deciso di adottare SharePoint come nuovo punto di riferimento per la comunicazione interna: un ambiente strutturato, organizzato e accessibile, con un vero e proprio “wiki aziendale” che permette a tutte le persone di trovare le informazioni in autonomia e con chiarezza.
Parallelamente, è stato portato avanti un percorso di formazione e coinvolgimento di tutto il personale, essenziale per favorire l’adozione dei nuovi strumenti. Grazie a sessioni dedicate e supporto consulenziale, ciascuna persona è stata accompagnata nel cambiamento, rendendo il processo fluido e condiviso.
L’introduzione del DMS e di SharePoint ha portato un cambiamento tangibile nel lavoro quotidiano. Gli archivi cartacei sono stati ridotti drasticamente e la ricerca dei documenti, prima lenta e spesso complessa, è diventata immediata e intuitiva. Anche la comunicazione interna si è trasformata: grazie alle informazioni centralizzate e al wiki aziendale, ogni reparto può accedere rapidamente ai materiali di cui ha bisogno senza dover richiedere continuamente supporto ad altri colleghi.
Il back-office oggi lavora con maggiore efficienza, con processi più chiari, meno errori e una migliore tracciabilità delle attività. L’organizzazione complessiva dell’azienda risulta più ordinata e fluida, con un impatto positivo anche sul servizio fornito ai clienti, che beneficiano indirettamente di procedure più rapide, precise e affidabili.
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